Contratos de Aluguer de Impressora

Qual é a organização que hoje em dia não precisa de um equipamento capaz de imprimir, copiar, digitalizar e quem sabe algo mais especifico?

Com tantas marcas disponíveis no mercado, fica difícil escolher uma (ou até mais do que uma) marca para equipar a sua empresa ou escola com todas as funções que procura.

Mas mais importante do que isso, é saber quando é vantajoso avançar com um contrato printing através de empresas que alugam este tipo de equipamento, fazem a reposição dos consumíveis e a manutenção da máquina.

Quais as vantagens do contrato printing?

As multifunções, vulgarmente conhecidas como impressoras capazes de fazer cópias e digitalizações são equipamentos que se podem tornar bastante caros chegando aos milhares de euros consoante a utilização e funções requiridas.

Mesmo estes equipamentos sendo bastante caros, não é ao preço da máquina que as marcas vão realmente buscar o dinheiro, mas sim aos consumíveis.

E é ai que está a principal vantagem destes contratos.

Os contratos printing incluem a reposição grátis dos consumíveis, assim como a manutenção do equipamento que pode ou não incluir assistência técnica na área da configuração posterior à instalação.

Quanto poupo por não comprar consumíveis?

Se está a pensar em valores como 20, 30, 40 ou 50 euros de poupança por unidade de consumível, como é habitual ver em impressoras domésticas, lamento dizer que está redondamente enganado.

Em impressoras profissionais, os toners/tintas podem custar desde “apenas” 80€ até 400€ e às vezes até mais por unidade!

E não para por ai…

Quando pensamos em consumíveis, estamos habituados a pensar apenas em toners e tintas, mas há muitos mais consumíveis como por exemplo fusores, tambores, telas de fusão, laser, depósito de resíduos/caixas de manutenção, cabeças de impressão, bombas, rolamentos entre outros!

Como sei se vale a pena para mim investir num destes contratos?

Há vários fatores determinantes que tornam ou não viável o investimento num contrato printig.

O principal deles é o fluxo de impressão.

Se quiser uma máquina que vai fazer uma impressão ou cópia muito de vez em quando, ou mesmo que uma dezena ou duas por dia, talvez não seja vantajoso investir num destes contratos.

Por outro lado, se a máquina for bombardeada com impressões e cópias diariamente, é óbvio que uma impressora doméstica não dá conta do recado, e nesse caso os contratos printing podem lhe poupar muito mas MUITO dinheiro.

Outros fatores a ter em consideração são as especificações da máquina pretendida.

Naturalmente uma máquina capaz de imprimir até A3 é mais cara que uma que é apenas capaz de imprimir até A4, assim como uma máquina a cores é mais cara que uma máquina a preto.

Principais cuidados a ter na hora de escolher a impressora?

É muito importante conhecer o equipamento proposto no contrato para não estar a pagar uma mensalidade maior por uma máquina com recursos que não lhe são necessários.

Confira as principais características a ter em consideração:

Monocromático ou cores: Naturalmente, as máquinas a cores são mais caras que as máquinas a preto, portanto se não pretender ter um fluxo de impressão a cores muito grande, talvez não valha a pena avançar para uma impressora a cores.
Qualidade: Empresas gráficas ou de construção civil não podem se dar ao luxo de investir num equipamento com fraca ou razoável qualidade. A qualidade pode variar consoante se a máquina é a laser ou a jato de tinta. O mais recomendado é pedir uma demonstração à empresa, ou procurar reviews do equipamento pela internet.
Máquinas a Laser ou Jato de Tinta: Independentemente de qualquer fator de qualidade ou hardware, é importante ter em mente que equipamentos a Laser são geralmente mais caros, e talvez não tão necessárias às suas requisições.
Tamanho de papel impresso: Para reprografias e papelarias por exemplo, é imprescindível um equipamento capaz de imprimir em A3, mas se não for o seu caso, é importante deixar claro para a empresa que lhe vai fazer o contrato que quer uma impressora A4, que irá naturalmente diminuir o valor do equipamento, e por consequência da mensalidade.
Tipo de papel impresso e gramagem: As máquinas profissionais já veem preparadas para imprimir em tipos de papel e gramagem diferentes às tradicionais 80g conseguindo na sua maioria ir pelo menos até às 200g, contudo se pretender imprimir certificados, postais, cartazes ou fotografias, certifique-se com a empresa que a máquina é capaz de imprimir nesse tipo de papel de gramagem.
Tempo da máquina no mercado: À parte do que for dito pela empresa, comercial ou na proposta feita, não custa nada fazer uma rápida pesquisa na internet para perceber se o equipamento fornecido é recente ou não. E porquê é que é necessário conferir isso? Algumas máquinas mais antigas nao eram capazes de fazer coisas que hoje consideramos normais como uma opção de impressão Cartão ID, ou até mesmo imprimir e digitalizar de uma pen.
Velocidade de Impressão: Outro fator que influencia o valor do equipamento. Há estabelecimentos que precisam de uma maior velocidade de impressão para entregar em mão as impressões pedidas pelos clientes, mas se não for o caso, porque não ter um Twingo em vez de um Ferrari no requisito rapidez?
Gavetas de papel e finalizadores: Quanto maior o fluxo de impressão ou tipos de impressão, maior a necessidade de ter mais gavetas de papel, e talvez até um finalizador, mas caso a utilização não se justifique estes extras, não as procure.
Frente e verso: Embora possa parecer estúpido preocupar-se com isto (e talvez até seja) para uma máquina profissional, acho que nao custa nada conferir isto também.
Funções: Por fim mas não menos importante, há funcionalidades que podem tornar bastante atrativa e útil o uso do equipamento, e que devem ser levadas em consideração como por exemplo:
- - Funções de impressão (Driver PCL6 ou PS, em cadeia etc)
  - Funções de cópia (impressão em coleção, em livro etc)
  - Funções de digitalização (valor mínimo e máximo de DPI, scanner para pasta, email, usb, ftp e clouds etc)
  - Gestão de funções (controlo de impressões, cópias, digitalizações e acessos por códigos e com limites de páginas)
  - Overlays (imprimir em várias páginas pré-configuradas com cabeçalhos com logótipos)
  - Widgets (controlo energético, de consumíveis etc)
  - Acesso à navegação na internet (como se de um computador ou telemóvel se tratasse)
  - Conversões para outros tipos de ficheiros (Word, Excel, Powerpoint etc)
  - Protocolos utilizados (versão do SMB, Airprint etc)
  - Outras funções (ampliação de imagem, fax etc)

Coisas a ter em atenção antes de assinar o contrato.

Para terminar, é importante estar atento aos detalhes técnicos presentes no contrato que podem fazer toda a diferente na experiência que terá com o equipamento e com a empresa com quem fez o contrato.

Prazo de entrega dos consumíveis: Para a maioria dos estabelecimentos é inconcebível a hipótese de ter uma impressora parada, principalmente quando são estabelecimentos de abertura ao público, por isso dê uma checada na política de entrega de consumíveis.

Toners de caução: É sempre bom ter um plano B se o plano A falhar, portanto a possibilidade de ter um ou mais toners de caução talvez não fosse mal pensando.

Alertas dos Equipamentos: As máquinas já têm incluído um sistema de envio de alertas dos consumíveis, mas há empresas e marcas que têm software próprio que se pode revelar mais eficaz.

Configurações necessárias para os alertas: Caso sejam utilizados os alertas do equipamento, à partida a empresa terá que configurar um servidor de email na máquina que poderá ser condicionada por configurações de segurança do estabelecimento. Caso seja utilizado um programa próprio, enfrenta-se o mesmo possível problema, fora a necessidade de instalar software num dispositivo da rede. Deste modo, é aconselhável verificar as especificações necessárias para configurar os alertas na rede.

Manutenção do equipamento: A manutenção das impressoras é peça chave e obrigatória nestes contratos. Esta inclui essencialmente a substituição dos consumíveis, revisão do equipamento e reparação da máquina caso a avaria não tenha sido causa por mau uso do utilizador.

Assistência técnica: É normal que com o passar do tempo o cliente possa querer alterar algumas configurações na máquina como o livro de endereços ou as digitalizações. Por isso é importante conferir se esse tipo de apoio está incluído, ou se é algo à parte do contrato.

Limite e preço por página: Dois aspetos cruciais destes contratos. Na maioria das vezes é dado um limite de páginas por determinado tempo (geralmente um mês), e qualquer página que ultrapasse esse “orçamento mental”, terá um custo adicional à mensalidade habitual do contrato, principalmente se o número excedido for nas impressões a cores.

Mancha de impressão: É vulgar clientes fazerem menos ou mais páginas do que um toner se diz capaz de fazer pela marca. O motivo disso é a mancha de impressão. Isto nada mais é que a tinta ou toner gasto por página. Alguns destes contratos têm uma mancha de impressão máxima, que quando ultrapassada, pode trazer custos adicionais.

Formação/Explicação: Não é muito agradável ter um equipamento de alto calibre e não ter capacidade de explorar todo o seu potencial, por isso certifique-se que após a instalação, será dada uma explicação do funcionamento do equipamento.

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